DATASKYDDSPOLICY

12.7.2023

Enligt dataskyddsförordningen har Registerföraren skyldighet att tydligt informera de registrerade.
Denna policy uppfyller informationsplikten.

1. Registerförare

Oy Primapoli Ltd

Kontaktinformation:
Lehtimäentie 831, 63640 Ritola

Kontaktperson:
Harri Vainionpää
Lehtimäentie 831, 63640 Ritola
+358 201 758 438
harri.vainionpaa@honkatalot.fi

2. Allmänt

Denna policy beskriver hur Oy Primapoli Ltd (nedan kallad ”Registerföraren”) samlar in och behandlar personuppgifter från sina kunder, samarbetspartners och deras kontaktpersoner.

3. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas endast för i förväg definierade ändamål, som är följande:

• Hantera kundrelationer och utveckla tjänster
• Informera om tjänster och direktmarknadsföring
• Svara på kontaktförfrågningar
• Samarbetsändamål

Rättslig grund för behandling av personuppgifter:

• Samtycke gällande privatkunder eller åtgärder före upprättandet av avtal mellan kund och Registerföraren, eller verkställandet av avtal
• Samtycke gällande företagskunder och kontaktpersoner till samarbetspartners eller Registerförarens berättigade intresse (att bedriva och främja affärsverksamhet)

Personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande. För att genomföra riktad marknadsföring, kan registrerade profileras till exempel utifrån information baserad på geografisk plats, eller intressen som kunden angett.

4. Kategorier av personuppgifter

Registerföraren behandlar följande personuppgifter:

• Namn
• (Jobb)kontaktinformation, såsom e-postadress, telefonnummer och postadress
• Eventuell organisation som företräds och befattning
• Eventuell orderhistorik
• All annan eventuell information som lämnas av den registrerade, såsom information om byggprojekt
• Samtycke till och förbud mot direktmarknadsföring
• IP- adress och annan information som samlas in av cookies

5. Lagenliga informationskällor

Personuppgifter samlas huvudsakligen in direkt från den registrerade själv, från organisationen denna representerar, eller genom cookies som används på Registerförarens webbplats, om den registrerade har gett sitt samtycke till användningen av cookies. Personuppgifter kan också samlas in från organisationers webbplatser, katalogtjänster och andra offentliga källor.

Givande av personuppgifter är inte obligatoriskt enligt lag eller avtal. Givande av vissa personuppgifter är dock en förutsättning för att ingå och följa avtal mellan Registerföraren och kund eller samarbetspartner, samt för att erbjuda Registerförarens tjänster.

6. Överlåtelse av lagenlig information

Registerföraren överför de personuppgifter som behandlas, till sådana externa tjänsteleverantörer som den använder, det vill säga personuppgiftsbiträden, som behandlar personuppgifter för Registerförarens räkning i enlighet med de instruktioner som Registerföraren lämnar.

Sådana behandlare av personuppgifter inkluderar till exempel:

• Registerförarens säljrepresentanter
• Registerförarens bokförare
• Leverantörer av tekniska tjänster som används av Registerföraren

7. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Vissa personuppgiftsbiträden som används av Registerföraren kan vara placerade utanför EU eller EES. I detta fall säkerställer Registerföraren skyddsnivån för personuppgifter, till exempel genom att se till att standardklausulerna som godkänts av Europeiska kommissionen har inkluderats i avtalet mellan Registerföraren och personuppgiftsbiträdet.

8. Lagringstider för personuppgifter

Registerföraren lagrar personuppgifter endast så länge och i den utsträckning som det är nödvändigt, för att uppfylla de syften som beskrivs ovan i punkt 3.

Personuppgifter lagras huvudsakligen enligt följande kriterier:

• Personuppgifter som behandlas för marknadsföringsändamål och för att svara på kontakter lagras i fem (5) år efter den senaste kontakten, om inte kontakten har gått vidare till att ingå ett beställningsavtal.
• Personuppgifter som behandlas för beställningsavtal och leverans av beställningar, lagras i tio (10) år efter leveransen av beställningen, eller tills gällande garantiperiod, som är längre än detta, har löpt ut.
• Personuppgifter för samarbetspartners till kontaktpersoner bevaras så länge samarbets- eller representationsavtalet fortlöper.
• Personuppgifter som behandlas med den registrerades samtycke lagras tills den registrerade har återkallat sitt samtycke.
• Personuppgifter som finns i bokföringsmaterial lagras i tio (10) år från utgången av den redovisningsperiod som gäller för bokföringsmaterialet.

9. Cookies

Registerföraren använder cookies på sin webbplats. En cookie är vanligtvis en liten textfil som skickas till användarens dator eller annan enhet och lagras där. Cookies skadar inte användarens enheter eller filer. Det primära syftet med att använda cookies är att förbättra och anpassa besökarens användarupplevelse på webbplatsen samt att analysera och förbättra webbplatsens funktionalitet och innehåll.

Vissa cookies är nödvändiga för webbplatsens grundläggande funktionalitet. Därför kan dessa cookies inte inaktiveras. Den information som samlas in med hjälp av cookies, som används med besökarens samtycke, kan användas för att analysera webbplatsens trafik och för att rikta marknadsföring.

Följande typer av information samlas in med hjälp av cookies:

• Användarens webbläsare och IP-adress
• Besökets tidpunkt
• Besökta sidor och sidornas visningstider

De cookies som används på webbplatsen kan hanteras med hjälp av cookiemeddelandet som visas på webbplatsen. Andra cookies än väsentliga används inte, såvida inte besökaren uttryckligen har samtyckt. Om alla cookies inte är tillåtna kan Registerföraren kanske inte erbjuda besökaren vissa tjänster och besökaren kanske inte kan se vissa delar av webbplatsen.

10. Kameraövervakning

Registerföraren utför inspelande kameraövervakning i sina fabriks- och kontorslokaler för att säkerställa personlig säkerhet, skydda egendom, övervaka att produktionsprocessen fungerar korrekt, samt förebygga och undersöka situationer som äventyrar dessa. Den rättsliga grunden för behandlingen är Registerförarens berättigade intresse.

De personuppgifter som behandlas i samband med inspelande kameraövervakning består av det material som registrerats i övervakningsområdet och tidpunkten för inspelningen av materialet. Uppgifterna erhålls från den registrerade själv. Personuppgifter som samlas in genom kameraövervakning lagras i elektronisk form separat från andra personuppgifter.

Personuppgifter behandlas endast av utsedda personer som behöver informationen för att utföra sina uppgifter. Personuppgifter som samlats in genom inspelande kameraövervakning behandlas som standard endast vid säkerhetsavvikelser och vid behov kan de insamlade uppgifterna överlämnas till förundersökningsmyndigheten för en förundersökning enligt förundersökningslagen (805) /2011). Kameraövervakningen används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Personuppgifter som samlas in genom kameraövervakning förstörs automatiskt senast en (1) månad efter att uppgifterna samlades in, om inte fortsatt lagring är nödvändig för att utreda säkerhetsavvikelser.

11. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har följande rättigheter och förfrågningar om deras utövande skall göras till adressen polarlifehaus@polarlifehaus.com.

Registerföraren meddelar den registrerade om de åtgärder som vidtagits på begäran, i princip inom en månad efter mottagandet av begäran. Den registrerade kommer också att meddelas om Registerföraren av någon anledning inte kommer att uppfylla begäran.

Utövandet av rättigheter är i princip kostnadsfritt.

För att uppfylla den registrerades rättigheter kan Registerföraren behöva begära ytterligare information från den registrerade för att identifiera den registrerade på ett tillräckligt sätt.

Rätt till tillgång

Den registrerade kan be Registerföraren om information om huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas. Den registrerade kan be Registerföraren om sin information och få tillgång till den.

Rätt till rättelse

Den registrerade kan yrka på rättelse eller komplettering av otydliga, felaktiga eller ofullständiga uppgifter.

Rätt att göra invändningar

Den registrerade kan invända mot behandling av personuppgifter, om behandlingen grundar sig på Registerförarens berättigade intresse. I detta fall får Registerföraren inte längre behandla dessa personuppgifter, såvida Registerföraren inte kan påvisa att det finns ett avsevärt viktigt och berättigat skäl till behandlingen, som åsidosätter den registrerades rättigheter.

Förbud mot direktmarknadsföring och rätt att återkalla samtycke

Den registrerade har rätt att förbjuda användningen av data för direktmarknadsföring. Den registrerade kan avregistrera sig från vår marknadsföringslista via länken i varje marknadsföringsmeddelanden eller genom att skicka ett meddelande till polarlifehaus@polarlifehaus.com.

Om behandlingen av personuppgifter baseras på samtycke kan den registrerade när som helst återkalla samtycket.

Rätt till radering

Den registrerade har rätt att begära radering av sina personuppgifter, till exempel om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de behandlingsändamål för vilka de samlades in. Vi behandlar begäran om radering, varefter vi antingen raderar uppgifterna eller ger en motiverad anledning till varför uppgifterna inte kan raderas. 

Det bör noteras att Registerföraren kan ha rättslig skyldighet eller annan rättslig grund att inte radera den begärda informationen. Registerföraren är skyldig att bevara bokföringsmaterialet under den tid (10 år) som anges i bokföringslagen (1336/1997 2 kap. 10 §). Därför kan personuppgifter som ingår i redovisningsmaterialet inte raderas innan den lagstadgade tidsfristen har löpt ut.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att kräva begränsning av behandlingen av sina personuppgifter i vissa situationer, till exempel när den registrerade har bestridit riktigheten av sina uppgifter. I detta fall är behandlingen begränsad till den tid under vilken Registerföraren säkerställer riktigheten.

Att begränsa behandlingen av personuppgifter innebär att personuppgifter endast kan behandlas på väl baserade grunder definierade i dataskyddslagstiftningen.

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade kan, under vissa villkor som definieras i dataskyddslagstiftningen, begära att Registerföraren förser den registrerade med sådana personuppgifter som den registrerade har lämnat till den Registerföraren, och överföra dessa till en annan Registerförare.

Rätt att överklaga

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsombudet om denna anser att vi bryter mot gällande dataskyddslagstiftning vid behandling av personuppgifter.

Dataskyddsombudets kontaktuppgiter: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

12. Ändring av dataskyddspolicyn

Registerföraren förbehåller sig rätten att uppdatera dataskyddspolicyn om Registerförarens behandling av personuppgifter och/eller tillämplig lagstiftning ändras.

Registerföraren rekommenderar att du regelbundet bekantar dig med innehållet i dataskyddspolicyn. De registrerade kommer att meddelas om betydande förändringar i behandlingen av personuppgifter via e-post.

Policyn uppdaterades senast den 12.7.2023.